با ظهور ویروس کرونا تغییرات زیادی در زندگی ما پدید آمده است. تغییراتی که تنها به سبک زندگی ما محدود نشده و بر شیوۀ کار ما نیز تأثیر گذاشته است. به عنوان کارفرما شاید مواجهه با این دوران و چالش‌هایش سخت به‌نظر برسد ولی برای قدم اول باید خود را با آن وقف دهید. در این مطلب خواهید آموخت چگونه نیروی کارتان را برای دورکاری آماده کنید.
ویروس کرونا طیف عظیمی از کارفرمایان را مجبور کرده است از کارمندانشان بخواهند دورکاری کنند و مشکل اینجاست که بسیاری از کارکنان تجربۀ خاصی در زمینۀ دورکاری ندارند. طبق آمار درصد کمی از کارمندان تجربۀ خرد یا کلان در زمینۀ دورکاری دارند و بیشتر آن‌ها در حالت عادی بیشتر اوقات کاری خود را در محیط کار سپری می‌کنند.
تحقیقاتی که اخیراً بر تأثیرات منفی ویروس کرونا و مهیاسازی تمهیدات دورکاری صورت گرفته نیز نشان می‌دهد دورکاری به‌کلی مناسب حال بسیاری از کارمندان و شرکت‌ها نیست.
تقریباً نیمی از کارکنان تمام‌وقت به این‌که هیچ‌گاه کار از خانه را تجربه نکرده‌اند، معترضند. تعدادی دیگر نیز تنها در مواقعی خاص مانند پرستاری از کودک بیمار خود یا شرایط جوّی نامناسب، مجبور بوده‌اند کارشان را در خانه انجام دهند. این در حالی است که عده‌ای از آن‌ها نیز معتقدند کارفرمایانشان تا به حال توجهی به تدارک تکنولوژی مورد نیاز آن‌ها برای دورکاری نداشته‌اند.
این بحران سلامت عمومی غیر منتظره قرار است آزمونی باشد برای شرکت‌هایی که تا به حال موضوع دورکاری را جدی نگرفته‌اند.
راهکارهای آماده کردن نیروی کار برای دورکاری
کافرمایان می‌توانند با توجه به نکات زیر موسسات و کارمندان خود را مهیای دورکاری بسازند:
- زیرساخت‌های مورد نیاز را فراهم آورید. در این شرایط، همواره به کارفرمایان توصیه می‌شود فناوری اطلاعات و زیرساخت‌های لازم را جهت پشتیبانی از چندین کارمند که از راه دور کار می‌کنند، داشته باشند. حتماً از دسترسی مناسب کارکنانشان به اینترنت اطمینان حاصل کنند. آن‌ها می‌بایست به فکر امنیت و خصوصی‌سازی قواعد و قوانین موسسۀ خود نیز باشند.
- درمورد تجهیزاتی که کارمندانتان برای دورکاری لازم دارند، خلاقانه عمل کنید. و مطمئن شوید آن‌ها به تجهیزاتی مانند لپ‌تاپ، رایانۀ رومیزی، نمایشگر، تلفن، دستگاه چاپ، شارژر و دیگر تجهیزات دفتری دسترسی داشته باشند.
- تا جایی که می‌توانید تمام روند کار را دیجیتالی کنید. تا فرایند دورکاری را ساده‌تر سازید.
- اجازۀ بهره‌وری از «ابزارهای ابری (Cloud Tools)» را به کارمندانتان بدهید. تا کارمندان بتوانند از طریق اینترنت به راحتی به نرم‌افزارهای دفترتان دسترسی داشته باشند. استفاده از این ابزارها دسترسی ساده به ایمیل‌ها، قابلیت به اشتراک‌گذاری فایل‌ها، یکپارچگی ارتباطات مختلف از جمله تلفن ثابت، نرم‌افزارهای گوشی‌های هوشمند، چت‌ها و پیام‌های گروهی و به اشتراک‌گذاری دسکتاپ و ویدئو را برای تمامی اعضا به ارمغان می‌آورد.
- دستورالعمل‌های مربوط به دورکاری را به کارمندانتان توضیح دهید تا آن‌ها بدانند چه موقع و از چه طریقی با مدیر یا تیم کاری‌شان ارتباط برقرار کنند.
- توجه کنید دورکاری برای سازمان شما به چه معناست. آیا کارمندانتان اجازه دارند جایی غیر از خانه مشغول به کار باشند؟ آیا از تجهیزات الکترونیکی خود استفاده می‌کنند؟ ملاقات‌های آنلاین به چه صورت انجام می‌گیرند، تلفنی یا ویدئویی؟ اگر روند آن ویدیویی است باید مطمئن شوید سرعت اینترنتتان کفاف مکالمات تصویری را بدهد.
- به فکر گردآوری تمامی اطلاعات باشید. با استفاده از ایمیل یا ابزاری شبیه به آن تمامی اطلاعات را بایگانی کنید. وقتی کارمندان از شما دور باشند، احتمال گم شدن پیام‌ها و اسناد نیز بالاتر می‌رود. بایگانی تمام اسناد سبب می‌شود سطح اشتراک‌گذاری در کار بالاتر برود و کارمندان به‌سادگی از روند پروژه‌های همکارانشان مطلع شوند.
- درگیری و چالش‌ها را مدیریت کنید. وقتی اغلب ارتباطات میان کارمندان دیجیتالی است، مهم است آن‌ها مراقب گفتار خود باشند. در هنگام مکالمات دیجیتالی ممکن است خیلی ساده از گفته‌های افراد سوءتفاهم به وجود بیاید. اگر در هنگام مکاتبات دیجیتالی احساس خشم به شما دست داد، می‌بایست همان موقع از طریق تماس صوتی یا تصویری با شخص مورد نظر صحبت کنید تا سوءتفاهم‌ها برطرف شوند.
- وظایف کارمندانتان را مدام بازبینی کنید. تا مطمئن شوید آن‌ها هنوز در مسیر اهداف سازمانتان هستند. همچنین مکالمات بیشتری را با تیم کاری‌تان زمان‌بندی کنید. البته به سبک مکالمات معمول دفتر کار پیش نروید و سعی کنید از مدت‌زمان چک کردن کارمندانتان کاسته و به تعداد دفعات آن بیفزایید.
- منعطف باشید. اتفاقاتی که در خانه رخ می‌دهند با اتفاقات دفتر کار تفاوت دارند. برای وفق‌پذیری و انطباق با زمان‌بندی کاری جدید به کارمندانتان اجازۀ استراحت بدهید. مادامی که همه از وظایف خود آگاه باشند، کمی انعطاف‌پذیری در زمان کار، مشکل خاصی به وجود نمی‌آورد.
- به دنبال آرامش باشید. مهم است از اتفاقات اطرافتان باخبر باشید، ولی نیازی نیست مدام گوشی و اخبار مربوط به کرونا را چک کنید.
مشکل‌های جدید، راه حل‌های جدید می‌طلبند. در گذر از این بحران قطعاً نکات دیگری را خواهید آموخت که به شما و کارمندانتان کمک خواهد کرد موانع را پشت سر بگذارید. دوران کرونا هم مانند دوره‌های گذشته، سپری خواهد شد و این تجربه‌های جدید خواهد بود که برای شما از آن به یادگار می‌ماند.
